Política de Protección de Datos Personales

1. ALCANCE

 

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Tikke SAS y sus unidades de negocio.

2. MARCO LEGAL

 

Esta Política está definida y responde a los requerimientos legales establecidos en:

  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que consagra derechos a la intimidad, buen nombre y a protección de Datos Personales o hábeas data.
  • Ley 1266 de 2008 por la cual se desarrollaron los artículos 15 y 20 de la Constitución Política relacionados con el conocimiento, actualización y rectificación de la información que se recolecta sobre las personas en bancos de datos y los demás derechos y libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección y tratamiento y circulación de datos personales.
  • Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.
  • Decreto 1377 de 2013 mediante el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la Información, las transferencias de Datos Personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de Datos Personales, entre otros. Ambos decretos compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
  • Decreto 886 de 2014 mediante el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 en lo relacionado con el Registro Nacional de Bases de Datos.
  • Cualquier otra disposición que modifique, reglamente, sustituya o derogue las normas anteriormente mencionadas.

3. DEFINICIONES

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales Tikke SAS tiene una relación comercial.
  • Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos o servicios comercializados por Tikke SAS.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS

 

El Tratamiento de Datos Personales que pueda llegar a realizar Tikke SAS con ocasión de la ejecución de las diferentes actividades que desarrolla, bien en calidad de Responsable o Encargada del mismo, obedecerá en todo momento a los siguientes principios:

  • Legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen
  • Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular
  • Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
  • Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
  • Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
  • Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR LA COMPAÑÍA

 

Tikke, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades.

6. FINALIDADES GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por Tikke.
  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
  • Controlar el acceso a las oficinas de Tikke y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
    Transferir la información recolectada a distintas áreas de Tikke y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Tikke y en sus bases de datos comerciales y operativas
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Tikke.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Tikke garantizará en todo momento a los Titulares de los Datos Personales de quien sea Responsable y/o Encargada los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, esto último cuando no medie un deber legal o contractual que exija la conservación de sus datos personales por parte del Responsable. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en el Art. 16 de la ley 1581 de 2012.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, en los términos establecidos en el Art. 21 del Decreto 1377 de 2013.

RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS EMPLEADOS:

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Tikke, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
    Planificar actividades empresariales.

RESPECTO A LOS DATOS DE PROVEEDORES:

  • Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por Tikke
  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones
  • Para hacer el registro en los sistemas de Tikke
  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes

RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS ACCIONISTAS:

  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de Tikke 
  • Para el pago de dividendos.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

8. DEBERES DE TIKKE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Cuando Tikke sea responsable, según las definiciones indicadas en esta Política, tendrá los siguientes deberes frente a los Titulares de los Datos Personales y hará todo el esfuerzo razonable para que los mismos sean garantizados:

  • Garantizar al Titular, el derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. AUTORIZACIONES

 

Cualquier actividad que Tikke realice con los Datos Personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos, deberá ser autorizada de manera previa, informada y expresa por parte de sus Titulares. Así como, podrá también corresponder al cumplimiento de los deberes legales y contractuales que exigen la conservación de determinada información personal.

10. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA

 

Cualquier cambio sustancial en el contenido de la presente Política, relacionado con la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, serán comunicados a los Titulares a través de este mismo medio, y en caso de ser sustanciales se informarán de manera oportuna anteponiendo siempre los derechos de los Titulares, a través de este mismo medio.

11. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

 

CONSULTAS

Los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en Tikke y a su vez Tikke deberá suministrar a éstos toda la contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
En aras de que los Titulares puedan hacer ejercicio de este derecho, Tikke ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar formalmente su consulta:

Contacto: Oficina Administrativa Tikke SAS
Dirección: Calle 75 #69h-45 Piso 2, Bogotá Colombia
E-mail: info@tikke.com.co
Teléfono: +57 1 4750618

Tikke tendrá máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En caso que,no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS.

En caso de que los Titulares de los Datos Personales tratados por Tikke consideren que la información contenida en las bases de datos de Tikke deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes manifestados en las normas aplicables, podrán presentar un reclamo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de Tikke una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Tikke deberá atender dicha solicitud en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo completo del reclamo. En caso de que a Tikke no le sea posible atender el reclamo dentro de dicho 14 término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El área responsable en Tikke para tramitar todo lo referente a solicitudes de información, consultas, actualización, reclamaciones, supresión y/o revocación de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales será la oficina administrativa

12. TERMINO DE VIGENCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

 

Los datos serán conservados mientras exista la finalidad por la cual fueron recolectados o conocidos y por el término que establezcan las leyes y obligaciones contractuales que los requieren. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales empezó a desarrollarse en Junio de 2014 y la misma se encuentra a su disposición en la página web de Tikke, en la siguiente dirección www.tikke.com.co Tikke reitera a los Titulares de los Datos Personales con quienes tiene una relación o vínculo, su compromiso con el cumplimiento efectivo de las normas que son aplicables al Tratamiento de sus Datos Personales y la ejecución de sus derechos.

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